第一章  总  则

第一条  为了加强厦门市华厦教育基金会（以下简称基金会）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和《基金会管理条例》等有关规定，结合基金会实际，制订本办法。

第二条  基金会档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责档案的组织管理，各内设机构负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。

第三条  基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。

第二章  档案管理内容

第四条  基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据。

第五条  基金会档案管理工作的主要任务是：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；

（二）协助基金会做好各类档案的收集、整理和归档工作，维护基金会档案材料的完整与安全；

（三）定期对档案资料进行整理和维护工作，并按规定做好档案的移交工作；

（四）严格执行国家保密制度，维护档案的完整与安全；

（五）完成领导交办的其它有关档案业务的工作。

第六条  基金会的归档材料主要可分为五大类：

（一）登记材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；

（二）年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；

（三）会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计帐册、报表、审计报告等；

（四）基金会日常管理材料，包括基金会章程、各项管理制度、人事相关材料，工作计划、请示、批复、会议记录、纪要，及与有关单位和个人签订的合同、协议等；

（五）其他具有保存价值的文件材料等。

第三章  归档要求

第七条  基金会根据实际情况，明确由各内设机构承办人员负责基金会材料的收集、整理，立卷后移交秘书处档案管理人员归档和管理。

第八条  归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料，各内设机构应严把文件材料形成关。

第九条  归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正文与附件、请示与批复等都应齐全，所有归档文件材料的字迹要清晰、工整。

第十条  归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。

第十一条  基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第四章  档案的保管、移交、销毁

第十二条  基金会档案原则上不外借、不得携带出境。如有特殊情况需要借阅档案，需经理事长或秘书长批准并办理登记手续后，方可借阅。查阅、摘抄、复印档案须由本基金会档案管理人员陪同。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。

第十三条  档案管理人员工作变动时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

第十四条  档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第五章  附  则

第十五条  本办法由厦门市华厦教育基金会负责解释，自本会理事会通过之日起施行。